Інструкція для авторів щодо депонування матеріалів в Репозитарії

Затверджено: рішенням Вченої ради Інституту держави і права імені В. М. Корецького НАН України, протокол №6 від «28» квітня 2026 р.
Версія: 1.0

1. Загальні положення

1.1. Ця Інструкція встановлює покроковий порядок підготовки та подання матеріалів до Репозитарію Інституту держави і права імені В. М. Корецького НАН України (далі — Репозитарій), доступного за адресою https://library.idpnan.org/.

1.2. Інструкція адресована:

науковим (науково-педагогічним) працівникам Інституту;
аспірантам і докторантам Інституту;
зовнішнім авторам, що публікуються спільно зі співробітниками Інституту або депонують матеріали за окремою ліцензійною угодою;
координаторам депонування від наукових підрозділів.

1.3. Інструкція деталізує процедуру, передбачену:

Положенням про Репозитарій;
Політикою депонування;
Політикою метаданих;
Політикою авторських прав і ліцензування;
Політикою відкритого доступу;
Політикою конфіденційності.

У разі розбіжностей пріоритет мають вказані політики.

1.4. Депонування — добровільне в перехідний період і обов’язкове через 2 роки після ухвалення Політики відкритого доступу для матеріалів, створених у межах виконання НДР Інституту.

2. Що приймається до Репозитарію

2.1. Типи матеріалів

Розділ Репозитарію	Що депонується
Дисертації	Повні тексти дисертацій, захищених у спеціалізованих радах Інституту, разом із супровідними документами захисту
Журнали	Окремі випуски наукових періодичних видань Інституту
Монографії	Індивідуальні та колективні монографії авторства співробітників Інституту
Матеріали конференцій	Повні збірники матеріалів наукових заходів, організованих Інститутом
Наукові записки	Експертні висновки, аналітичні записки
Бібліотека	Інші матеріали (звіти НДР, навчально-методичні матеріали, окремі статті у формі post-print)

2.2. Версії тексту, що депонуються

При депонуванні статей у зовнішніх журналах обирається одна з трьох версій:

Препринт (pre-print) — авторський рукопис до рецензування. Може бути депонований без обмежень практично будь-якого видавця.
Прийнятий авторський рукопис (Author Accepted Manuscript, AAM, post-print) — версія після рецензування, до видавничого оформлення. Рекомендована версія для статей у комерційних журналах. Зазвичай дозволена видавцем, інколи з ембарго.
Опублікована версія (Version of Record, VoR) — фінальне видавниче оформлення з версткою журналу. Депонується лише за умови відсутності обмежень видавця або наявності публікації під ліцензією Creative Commons (Open Access).

Як перевірити, яку версію дозволяє видавець: скористайтеся безкоштовним сервісом Open Policy Finder (колишній SHERPA/RoMEO). Введіть назву журналу або ISSN — отримаєте дані про дозволені версії, ембарго та умови.

2.3. Що НЕ приймається

матеріали без афіліації з Інститутом;
матеріали в нечитабельному форматі або з пошкодженими файлами;
роботи, що порушують авторські права третіх осіб;
матеріали, що містять державну, комерційну або службову таємницю;
матеріали, що містять персональні дані третіх осіб без їхньої згоди;

3. Підготовка перед поданням: чек-лист автора

Перш ніж надсилати матеріал, переконайтеся, що ви виконали такі кроки:

3.1. Авторська перевірка

Я є автором (співавтором) матеріалу і маю право на його розміщення у відкритому доступі.
Усі співавтори поінформовані про намір депонувати матеріал і не заперечують проти цього. Згоду бажано отримати в письмовій формі (достатньо листування електронною поштою).
Якщо матеріал є службовим твором (створений у зв’язку з виконанням обов’язків за трудовим договором з Інститутом) — депонування здійснюється відповідно до правил, встановлених для службових творів. Особисті немайнові права автора не передаються.
Якщо матеріал уже опублікований у зовнішньому журналі — я перевірив(ла) політику видавця через Open Policy Finder і знаю, яку версію (preprint / AAM / VoR) можу депонувати та чи передбачено ембарго.
Матеріал не містить запозичень без коректного цитування (плагіату). За потреби можна перевірити сервісом Unicheck або аналогічним.
Якщо матеріал містить персональні дані третіх осіб (інтерв’ю, кейси) — отримано їхню згоду на оприлюднення.

3.2. Технічна підготовка файлу

Файл збережено в одному з рекомендованих форматів (див. п. 4).
Розмір файлу — не більше 100 МБ. Для більших файлів зверніться до Координатора заздалегідь.
Файл відкривається без помилок, текст вибирається/копіюється (для PDF), шрифти вбудовано.
У файлі немає залишкових коментарів рецензентів, режиму «Track Changes», прихованих метаданих із чернеток.
Депонована версія містить усі ілюстрації, таблиці, графіки, що є в кінцевій публікації.

3.3. Підготовка метаданих

Маю остаточну назву публікації українською (та/або мовою оригіналу).
Маю повні імена всіх співавторів та їхні ORCID-ідентифікатори (за наявності).
Маю анотацію (200–300 слів) і 5–8 ключових слів.
Знаю рік та (за можливості) дату публікації у форматі ISO 8601 (РРРР-ММ-ДД).
Якщо для публікації вже отримано DOI — записав(ла) його у форматі 10.XXXX/XXXX.
Знаю джерело фінансування (грант, держбюджет, НДР), якщо застосовно.
Обрав(ла) ліцензію Creative Commons або обрав(ла) варіант «Усі права захищені» (див. п. 5).

4. Вимоги до файлів

4.1. Рекомендовані формати

Тип контенту	Бажано	Допустимо
Текстові документи	PDF/A	PDF, DOCX, RTF, ODT
Презентації	PDF	PPTX
Табличні дані	CSV	XLSX
Структуровані дані	JSON, XML	—
Зображення	TIFF, PNG	JPEG, WebP
Аудіо	WAV, FLAC	MP3
Відео	MP4 (H.264)	AVI, MKV
Архіви для пакетної передачі	ZIP, TAR.GZ	RAR, 7Z

Чому PDF/A? Це міжнародний стандарт ISO 19005 для довготривалого зберігання документів: усі шрифти вбудовуються у файл, виключаються елементи, які можуть стати непридатними з часом (зовнішні залежності, скрипти). Більшість сучасних редакторів (Microsoft Word, LibreOffice, Adobe Acrobat) підтримують експорт у PDF/A.

4.2. Як зберегти PDF/A в Microsoft Word

Файл → Зберегти як → обрати PDF.
Натиснути «Параметри» / «Options».
У розділі «PDF-параметри» поставити прапорець «Сумісно зі стандартом ISO 19005-1 (PDF/A)».
Зберегти.

4.3. Іменування файлу

Рекомендована схема:

ПрізвищеАвтора_РікПублікації_КороткаНазва.pdf

Приклад:

Petrenko_2025_Konstytutsiine_pravo.pdf

Допустимі символи: латинські літери, цифри, нижнє підкреслення _, дефіс -. Не рекомендується використовувати пробіли, кирилицю (через сумісність із зовнішніми системами) і спецсимволи.

5. Як обрати ліцензію Creative Commons

Ліцензія визначає, як інші можуть використовувати ваш матеріал. Обрати її — обов’язок автора (для матеріалу, права на який автор не передав видавцеві ексклюзивно).

5.1. Коротка матриця для типових випадків

Тип матеріалу	Рекомендована ліцензія
Стаття, монографія, написана за державний кошт або в рамках міжнародного гранту (Horizon Europe, Plan S)	CC BY 4.0
Монографія, для якої важливо зберегти відкритість похідних творів	CC BY-SA 4.0
Навчально-методичні матеріали з обмеженням комерції	CC BY-NC 4.0 або CC BY-NC-SA 4.0
Текст, цілісність якого треба зберегти	CC BY-ND 4.0
Дослідницькі дані, датасети — для максимального повторного використання	CC0 1.0
Видавець уже застосував свою ліцензію (для VoR)	Та, що зазначена видавцем

5.2. Як зазначити ліцензію

У самому файлі (на титульній сторінці або у колонтитулі) додайте текст і піктограму:
© Автори, 2025. Ця робота ліцензується на умовах Creative Commons із зазначенням авторства 4.0 (CC BY 4.0). Текст ліцензії: https://creativecommons.org/licenses/by/4.0/
У формі подання — укажіть код обраної ліцензії.
На сторінці запису в Репозитарії ліцензія буде відображена візуально (текст + піктограма) і машиночитно (поле dc:rights у метаданих), що забезпечить коректну індексацію DOAJ, BASE, OpenAIRE.

5.3. Якщо ви не впевнені

Зверніться до Координатора Репозитарію — допоможемо обрати ліцензію з урахуванням політики видавця, джерела фінансування та ваших планів подальшого використання.

6. Покрокова процедура подання

Крок 1. Перевірте чек-лист (п. 3)

Усі пункти мають бути виконані до надсилання матеріалу.

Крок 2. Підготуйте електронний лист

Адреса: admin@idpnan.org

Тема листа — за схемою:

[Депонування] <Тип>: <Прізвище автора>, <Скорочена назва>

Приклади:

[Депонування] Стаття: Петренко О. М., Конституційне право і цифрова епоха

[Депонування] Монографія: Іваненко В. П., Адміністративна реформа в Україні

Крок 3. До листа додайте

Файл повного тексту в дозволеному форматі (див. п. 4).
Заповнену форму метаданих — текстом у тілі листа або як окремий файл (форму див. у п. 7).
Підтвердження прав — пряма заява автора в листі (див. шаблон у п. 8) або підписаний скан Авторської угоди (для зовнішніх авторів — Ліцензійного договору).
Дозвіл співавторів — за наявності співавторів, що не є співробітниками Інституту: листи-погодження або підтвердження по електронній пошті (форвардом).
Підтвердження політики видавця — для статей у зовнішніх журналах: скріншот або посилання на запис в Open Policy Finder.

Крок 4. Реєстрація запиту Координатором

Координатор отримує лист та надсилає підтвердження про отримання.
Якщо комплект документів неповний — Координатор повідомляє, чого бракує.

Крок 5. Перевірка перед публікацією

Координатор перевіряє:

достовірність метаданих (назва, автор(и), рік, ORCID, DOI);
якість файлу (читабельність, повнота тексту);
дотримання авторських прав (через Open Policy Finder для статей);
вибір ліцензії та її коректне застосування;
унікальність (відсутність дубля у Репозитарії).

Крок 6. Публікація і повідомлення автора

Загальний термін від отримання до публікації — до 7 робочих днів для типового матеріалу.
Після публікації автор отримує електронний лист із постійним посиланням на сторінку запису;

Крок 7. Терміни депонування — пам’ятайте!

Тип матеріалу	Термін депонування
Випуски журналів Інституту	впродовж 30 робочих днів після публікації випуску
Дисертації	впродовж 30 робочих днів після успішного захисту
Монографії	впродовж 3 місяців після виходу друкованого видання
Статті в зовнішніх журналах	рекомендовано — впродовж 6 місяців після публікації

7. Форма метаданих (зразок для копіювання в лист)

=== ОБОВ’ЯЗКОВІ ПОЛЯ ===

Тип матеріалу: [стаття / монографія / дисертація / матеріали конференції / звіт НДР / інше]

Розділ Репозитарію: [Дисертації / Журнали / Монографії / Матеріали конференцій / Наукові записки / Бібліотека]

Версія тексту (для статей): [preprint / AAM / VoR]

Назва українською:

Назва мовою оригіналу (якщо інша):

Автор(и):

1. Прізвище, Ім’я По батькові — ORCID: 0000-0000-0000-0000 — афіліація: Інститут держави і права імені В. М. Корецького НАН України

2. …

Рік публікації: РРРР

Точна дата публікації (якщо відома): РРРР-ММ-ДД

Мова публікації (ISO 639-1): [uk / en / pl / de / …]

Видавець / місце публікації:

Джерело (для статей у журналах): Назва журналу. Том. №. Сторінки.

DOI (якщо вже отриманий):

Ліцензія: [CC BY 4.0 / CC BY-SA 4.0 / CC BY-NC / CC BY-ND / CC0 / Усі права захищені / інша]

Анотація (200–300 слів):

Ключові слова (5–8 термінів через кому):

=== РЕКОМЕНДОВАНІ ПОЛЯ ===

Фінансування (грант, НДР, держбюджет):

УДК:

Додаткові примітки:

8. Шаблон підтвердження прав у листі

Я, <Прізвище, Ім’я По батькові>, цим підтверджую, що:

Є автором (співавтором) матеріалу, що депонується.
Маю право на розміщення матеріалу у відкритому доступі в Інституційному репозитарії Інституту держави і права імені В. М. Корецького НАН України.
Завантаження не порушує авторських прав третіх осіб.
Усі співавтори поінформовані про депонування і не заперечують проти нього.
Матеріал не містить інформації, що становить державну, комерційну або службову таємницю.
Надаю Інституту невиключні права на представлення, перенесення та поширення матеріалу у світі в електронному форматі, а також на створення кількох копій (для безпеки, страхових копій, довготривалого збереження).
Обираю ліцензію: CC BY 4.0 (або іншу — зазначте конкретно).

Дата: РРРР-ММ-ДД
Прізвище, ініціали, ORCID

9. Особливі випадки

9.1. Депонування під ембарго («темний депозит»)

Якщо видавець вимагає затримки публічного доступу:

Файл депонується одразу в момент прийняття до публікації (не пізніше дати публікації).
Метадані стають доступними публічно одразу.
Доступ до повного тексту відкривається автоматично після завершення ембарго (зазвичай 6–12 місяців для статей, до 24 місяців для монографій).
При поданні автор зазначає: «Ембарго до РРРР-ММ-ДД (підстава: політика видавця <назва>)».

9.2. Депонування за дорученням

Автор може делегувати депонування:

бібліотекареві наукової бібліотеки Інституту;
координаторові депонування свого підрозділу.

У цьому разі автор передає всі необхідні файли і метадані делегатові разом із письмовим (електронним) дорученням.

9.3. Помилка після публікації — як виправити

Тип помилки	Що робити
Друкарська помилка в назві, ORCID	Звернутися до Координатора — виправлення без додаткових процедур
Додавання DOI пізніше	Надіслати DOI Координатору — буде додано до метаданих
Заміна файлу (нова виправлена версія)	Лист до Координатора з поясненням; стара версія архівується, нова отримує позначку версії
Заміна автора, повна заміна тексту	Лише з письмового погодження автора або правонаступника
Виявлення плагіату, потреба у вилученні	Процедура за Політикою вилучення контенту

10. Права та обов’язки автора

10.1. Автор має право

депонувати матеріали відповідно до правил Репозитарію;
отримувати статистику використання своїх матеріалів (завантаження, перегляди);
вносити зміни і доповнення до метаданих;
ініціювати вилучення власного матеріалу з обґрунтуванням;
зберігати особисті немайнові права (авторство, недоторканність твору) — вони не передаються Інституту в жодному разі.

10.2. Автор зобов’язаний

надавати достовірні метадані;
дотримуватися умов авторського права і ліцензій видавців;
поінформовувати співавторів про депонування;
повідомляти Координатора про важливі зміни (отримання DOI, зміна афіліації, відкликання публікації видавцем).

11. Видимість і впізнаваність ваших публікацій

Депонування у Репозитарії надає:

можливість індексації в Google Scholar, BASE, CORE, OpenAIRE, OpenAlex;
стабільні посилання (permalink + OAI-ідентифікатор);
багатоформатний експорт метаданих (Dublin Core, DataCite, citation_*).

Що збільшить видимість додатково:

наявність ORCID у всіх співавторів;
якісна анотація з ключовими термінами галузі;
ліцензія CC BY 4.0 — найвища сумісність з агрегаторами та індексаторами відкритого доступу;
розміщення посилання на запис у Репозитарії в особистому профілі ORCID, Google Scholar, ResearchGate.

12. Часті питання (FAQ)

1. Чи можна депонувати статтю, опубліковану 5 років тому?

Так, але не як обов’язок. Політика відкритого доступу не має зворотної сили — попри це, ретроспективне депонування заохочується. Перед поданням перевірте політику видавця в Open Policy Finder.

2. Видавець вимагає, щоб я не публікував preprint в репозитарії. Що робити?

Якщо ви вже передали ексклюзивні права видавцеві — депонуйте AAM (post-print) після завершення ембарго. Якщо це майбутня публікація — розгляньте можливість застосувати Rights Retention Strategy (RRS): при поданні до журналу повідомте видавця, що зберігаєте право депонувати AAM під ліцензією CC BY одразу після публікації.

3. У співавторстві з закордонним колегою. Чия політика репозитарію застосовується?

Кожен співавтор може депонувати свою версію в репозитарії своєї установи. Ваш співавтор паралельно може депонувати у своєму інституційному репозитарії. Не забудьте поінформувати про це співавтора.

4. Чи треба платити за депонування або за DOI?

Ні. Депонування у Репозитарії — безкоштовне. Реєстрація DOI через Crossref/DataCite здійснюється централізовано Інститутом.

5. Скільки часу зберігається матеріал?

Постійно, без обмеження часом, з резервним копіюванням і контролем цілісності файлів. Матеріал може бути видалено лише з підстав, передбачених Політикою вилучення контенту.

6. Що станеться, якщо я звільнюся з Інституту?

Депоновані вами матеріали залишаються в Репозитарії. Афіліація на момент створення твору не змінюється. Ви зберігаєте всі права автора. За потреби оновлення метаданих (наприклад, новий ORCID-link) можна звернутися до Координатора.

7. Як отримати DOI для своєї публікації?

Зазначте у формі метаданих, що бажаєте отримати DOI. Координатор зареєструє DOI через відповідну агенцію (Crossref для статей, DataCite для даних) і додасть його до запису.

13. Корисні ресурси

Open Policy Finder (SHERPA/RoMEO) — політики видавців.
Creative Commons Chooser — інтерактивний вибір ліцензії.
ORCID — реєстрація персонального ідентифікатора.
Re3data — каталог репозитаріїв даних.
Zenodo — універсальний репозитарій CERN.
Think. Check. Submit. — перевірка журналу перед поданням.
Plan S Rights Retention Strategy — стратегія збереження прав автора.

14. Контакти

Координатор Репозитарію
Електронна пошта: admin@idpnan.org

Поштова адреса
Інститут держави і права імені В. М. Корецького НАН України
вул. Трьохсвятительська, 4
м. Київ, 01601
Україна

Сайт Репозитарію: https://library.idpnan.org/
OAI-PMH endpoint: https://library.idpnan.org/oai

15. Прикінцеві положення

15.1. Ця Інструкція може оновлюватися Координатором за погодженням з керівництвом Інституту в міру розвитку технічних можливостей Репозитарію та зміни нормативної бази у сфері відкритого доступу.

15.2. У разі суперечностей між цією Інструкцією та основними політиками Репозитарію перевагу мають положення політик.

15.3. Інструкція набуває чинності з моменту її затвердження Вченою радою Інституту.